Scrisoarea de intentie – structura si 5 sfaturi de redactare

In cadrul procesului de pregatire pentru aplicare la diferite locuri de munca sau pozitii anume, din industria IT sau din alte sfere, trebuie redactate si aranjate mai multe documente care sa te scoata in evidenta. CV-ul este cu siguranta principalul astfel de document care trebuie sa fie cartea ta de vizita principala fata de potentialii angajatori vizati, care sa mentioneze punctual educatia, experienta si calitatile tale.

Insa cu siguranta nu este si singurul astfel de document necesar intr-un proces de recrutare. De multe ori pe langa CV, recrutorii si companiile mai cer si o scrisoare de intentie candidatilor, denumita conventional in engleza Cover Letter.

Importanta scrisorii de intentie

Scrisoarea de intentie este o compunere personalizata si adresata direct sau indirect unui recrutor care insoteste CV-ul si are rolul de a detalia povestea profesionala a vietii tale. Aceasta are rolul de a spune ceva despre persoana ta, atat prin continut, cat si prin forma de redactare, exact ca in cazul CV-ului. Daca are un continut foarte bogat in calitati si rezultate, dar are un design labartat sau inconsistent (de exemplu marimi diferite ale paragrafelor din scrisoare) atunci aceste detalii vor crea o impresie negativa.

Astfel, intr-o scrisoare de intentie e necesar sa dezvolti intr-o maniera coerenta punctele cheie din CV, dar nu sa il reiei complet pe acesta din urma pentru ca devine redundant iar cel care citeste ar putea considera ca isi pierde timpul. In aceasta scrisoare e bine sa detaliezi experientele tale, ce rezultate ai obtinut pana acum (daca ai si cifre e foarte bine), si sa argumentezi de ce ai fi tu candidatul potrivit pentru acel post si nu altcineva.

Intentia trebuie sa fie deci un clara, si reprezinta prima adresare catre potentialul angajator, ca acesta sa te cunoasca si sa isi faca o prima impresie despre cel care a scris-o.

Structura generala a unei scrisori de intentie

In general, structura unei scrisori de intentie este una destul de standard. Desigur, modul de organizare a informatiilor prezentate poate fi versatil, insa in mod obligatoriu anumite element trebuie sa apara, dupa cum vom vedea in continuare.

1. Formula de salut – ca la orice scrisoare, ea trebuie adresata fie direct, daca stim cine este HR/ Hiring Manager, sau indirect (Dear Sir/ Dear Ms. etc.).
2. Introducerea despre tine – primul paragraf ar trebui sa fie despre tine, sa spui pe scurt cine esti, care e postul din companie pe care il vizezi, cum ai aflat de acest post si de aceasta companie (social media, LinkedIn, site-uri de recrutare etc.).
3. Cuprinsul propriu-zis al scrisorii – aici trebuie dezvoltate in 3-5 paragrafe de regula calitatile tale personale (soft skills), cele tehnice relevante pentru acel job (hard skills) si realizarile tale profesionale care te-ar putea face remarcat in fata altor candidati, precum proiecte in care ai fost implicat, roluri indeplinite si ce performante ai avut. Ideal ar merge sa prezinti si ce impact ai avut in cadrul anumitor rezultate, daca poti oferi acele detalii si nu sunt confidentiale, prin non-disclosure agreement (NDA).
4. Referinte – spre finalul scrisorii e bine sa mentionezi si ce referinte pentru calitatile si realizarile tale profesionale ai, ce persoane le pot sustine, daca exista. E bine sa precizezi ce functii detin persoanele respective si sa pui o modalitate de contact, in scrisoare sau in CV.
5. Paragraful de incheiere – in acest ultim paragraf care incheie scrisoare e bine sa reiei motivele pentru care doresti sa obtii acel job, si de ce ai fi cel mai potrivit acolo.
6. Formula de incheiere – la fel ca cea de salut, ea trebuie sa apara obligatoriu la finalul scrisorii, alaturi de numele tau complet.

5 sfaturi de redactare

In continuare voi mentiona cateva sfaturi de redactare care sa te ajute sa scrii o scrisoare de intentie cat mai buna. Din acest punct de vedere, sunt foarte multe de zis, si de aceea aici am selectat doar cateva, mai importante, urmand ca la finalul articolului sa gasesti mult mai multe resurse.

1. Scrisoare de intentie adaptata de la caz la caz, nu unica

Un prim sfat pe care l-am intalnit la mai multi experti si care este valabil chiar si pentru CV-ul personal este acela de a nu folosi exact aceeasi scrisoare de intentie pentru toate aplicatiile la care te inscrii. Ideal e sa ai un template general dar care sa fie adaptat pentru fiecare job/ companie in parte, in care sa pui accentul pe ceea ce se cere in job description, astfel incat sa fii cat mai relevant pentru recrutori.

2. Motivele trebuie clar explicate

Un al doilea sfat vizeaza explicarea cat mai clara a intentiei si a motivelor pentru care vrei sa aplici pentru postul respectiv. Multi candidati fac greseala de a trece cu vederea aceasta parte componenta din scrisoarea de intentie sau o expediaza doar cu o fraza scurta despre acest lucru, ceea ce nu este suficient. Trebuie avut in vedere ca angajatorul nu te cunoaste si trebuie sa isi faca o prima impresie cat mai clara despre persoana din spatele scrisorii.

3. Limbajul folosit să fie concret si clar

O alta recomandare este aceea sa folosesti un limbaj cat mai clar si specific. Daca pentru pozitia tintita aplica 100 de persoane iar recrutorul primeste deci 100 de scrisori de intentie, acesta nu vrea sa citeasca de 100 de ori aceleasi lucruri stereotipe care doar suna ok, precum „Sunt o persoana flexibila care invata repede”. Incearca sa sustii cu argumente tot ceea ce spui, cum ar fi „Sunt o persoana care invata repede, dat fiind faptul ca in ultimele 6 luni am invatat bazele testarii software si mi-am dezvoltat un portofoliu de mai multe proiecte pentru a exersa practic lucrurile invatate + link la portofoliu”.

4. Lungimea ideala a scrisorii = 1 pagina

De asemenea, incearca sa dezvolti lucrurile intr-un mod succint si la obiect, iar cand zic asta, ma refer la faptul ca lungimea unei scrisori de intentie sa nu depaseasca (ideal) o pagina, la fel ca CV-ul. Detaliile nu trebuie lungite excesiv, mai ales pentru cei aflati la inceput de drum care nu au o experienta prea mare. Nimeni nu vrea sa primeasca o scrisoare de 2-3-4 pagini, pentru ca il demotiveaza sa o mai citeasca, oricat de buna ar fi persoana din spatele ei.

5. Mentioneaza toate datele personale de contact

Mai mult, un alt lucru care nu trebuie uitat (din pacate multi uita de acesta) este sa mentionezi si in scrisoarea de intentie toate datele tale de contact. Preferabil, acestea ar putea fi plasate la inceputul ei, sa fie bine evidentiate si frumos aranjate, intr-o maniera completa: numar de telefon, email (unul serios cu numele propriu, nu [email protected]), link catre profilul de LinkedIn, eventual link catre website-ul propriu sau portofoliu (GitHub). Daca uiti sa pui datele de contact in scrisoarea de intentie, lucrul acesta poate sa denote ca esti neatent si creeaza iar o perceptie potential negativa din partea celui care o citeste.

Mai jos sunt cateva modele foarte bune de astfel de scrisori de intentie. Pentru a le vizualiza mai bine, click dreapta pe ele și ”Open in a new tab”.

• 

• 

• 

Cand si cum sa folosesti o scrisoare de intentie

In general companiile mentioneaza in anunturile de angajare sau in formularele de aplicare daca e nevoie sa trimiti sau sa atasezi un Cover Letter. Daca nu se cere in niciun fel, atunci nu e nevoie sa o trimiti, deoarece exista riscul sa incarce prea mult analiza recrutorului.

Modelul de scrisoare de intentie trebuie sa fie unul personalizat, la fel ca CV-ul, lucru pe care il poti face foarte usor apeland la site-urile specializate in acest lucru precum Canva, unde vei gasi o varietate foarte mare de astfel de template-uri, din care poti alege ce iti place mai mult. Nu folosi modele invechite precum Europass, incearca sa adaugi o nota personala scrisorii.

Uneori in formularele de aplicatie nu e mentionata expres necesitatea ei, dar apare sectiunea „Un mesaj pentru companie/ Hiring manager”. In acest caz poti sa dai copy-paste la textul scrisorii de intentie, eventual poate scurtat in punctele care nu sunt absolut esentiale, mai ales daca in acel input exista vreo limita de caractere. Pune accentul pe calitatile tale, pe realizari si pe motivatii profesionale.

Daca aplicatia pentru job-ul respectiv presupune sa trimiti CV-ul si scrisoarea de intentie pe email, atunci nu trimite un email gol, doar cu cele doua fisiere atasate si atat. Scrie in el cateva fraze despre intentia ta si despre tine, dar nu relua toata scrisoarea de intentie, caci atunci aceasta devine inutila. Scrie cateva idei principale, cat sa starneasca interesul recrutorului respectiv.

Acest lucru este valabil si daca ti se cere sa trimiti pe email doar un CV, fara scrisoare de intentie separata: scrie cateva fraze relevante despre tine. Exista si cazuri cand scrisorile de intentie pot fi realizate in format audio (mp3) sau sub forma unei inregistrari video. Acestea pot fi putin mai greu de realizat deoarece emotiile vor fi mari iar conditiile mai speciale, dar in acelasi timp se vor face remarcate prin multimea de Cover Letters scrise.

Concluzie

In incheiere, scrisoarea de intentie este un document foarte important care face parte din procesul de aplicare pentru un job in IT si nu numai. Aceasta are rolul de a insoti CV-ul, de a detalia si argumenta calitatile si realizarile profesionale relevante pentru pozitia respectiva, si de a-i prezenta recrutorului respectiv intentia si motivatiile tale.

Aceasta nu trebuie neglijata sau redactata in pripa, deoarece exista riscul sa fii descalificat si sa ti se puna etichete gresite, precum aceea ca nu ti-a pasat destul de mult de locul de munca respectiv. Personalizeaz-o astfel incat sa atraga atentia, dar mentine lucrurile si detaliile intr-o maniera impersonala. Accentul sa fie pus pe realizari palpabile, nu pe lucruri inutile si fara argumente.

Surse consultate si suplimentare

Despre modul de redactare al unei scrisori de intentie si multe sfaturi utile gasesti detalii pe Canva, pe Guru99 si pe Zety.com.

Poti sa iti creezi pe Canva o astfel de scrisoare.

Aici ai 25 de modele de Cover Letters de succes.

Resurse utile de la FreeCodeCamp despre acestea.

Exemple de Scrisori de intentie din alte domenii.

Calitati ale unui tester care se pot regasi in CV sau in scrisoarea de intentie.